Politica de privacidad

1. Responsable del tratamiento

Protocolaris (protocolaris.com) es el responsable del tratamiento de los datos personales que se ingresan en la plataforma. Actuamos como encargado de tratamiento respecto de los datos de los otorgantes y contenido de las escrituras — tu, como notario, sos el responsable final de esa informacion.

2. Datos que recolectamos

2.1 Datos de la cuenta (vos, el notario)

• Nombre completo, correo electronico, contrasena (hash)
• Numero de registro notarial, numero de abogado, jurisdiccion
• Datos de facturacion (procesados a traves de Stripe — no guardamos el numero de tarjeta)
• Direccion IP, dispositivo, navegador (para seguridad y auditoria)
• Codigo 2FA (TOTP) si activas autenticacion en dos pasos

2.2 Certificado digital

Si cargas tu certificado digital (.p12) para firma electronica, el archivo se cifra con AES-256-GCM mediante envelope encryption con una clave unica por usuario. El PIN del certificado nunca se almacena: se solicita en cada firma y solo vive en memoria el tiempo necesario para ejecutar la operacion.

2.3 Datos de escrituras y otorgantes

Al crear escrituras ingresas datos personales de terceros (otorgantes):

• Nombres, apellidos, edad, profesion, domicilio
• Numero de DUI, pasaporte, tarjeta de residente
• NIT (cuando aplica para reportes a Hacienda)
• Contenido de las escrituras (incluyendo montos, inmuebles, condiciones)

Estos datos son tu responsabilidad como notario. Protocolaris los procesa unicamente para permitirte gestionarlos en la plataforma.

2.4 Datos de uso

Registramos logs de auditoria de acciones sensibles: intentos de inicio de sesion, firmas electronicas, cargas de certificado, cambios de contrasena, actividad de sesiones. Estos logs se usan exclusivamente para seguridad y diagnostico tecnico.

3. Como usamos tu informacion

• Operacion del servicio: autenticacion, guardado de escrituras, generacion de PDFs, firma electronica.
• Facturacion: procesar pagos y emitir recibos vinculando tu cuenta con Stripe.
• Soporte: responder a tus consultas y resolver incidentes.
• Comunicaciones transaccionales: confirmacion de cuenta, alertas de seguridad, avisos de facturacion (no enviamos marketing sin consentimiento explicito).
• Cumplimiento legal: atender requerimientos judiciales, reportes ante autoridades competentes cuando sean exigibles por ley.
• Mejora del producto: analisis agregado de uso (nunca contenido de escrituras) para priorizar nuevas funcionalidades.

4. Terceros con los que compartimos datos

Solo compartimos datos con proveedores que son indispensables para operar el Servicio. Todos estan sujetos a acuerdos de confidencialidad:

• Stripe (procesamiento de pagos). No tenemos acceso a los datos completos de tu tarjeta. Mas info: stripe.com/privacy.
• Cloudflare R2 (almacenamiento de PDFs firmados). Los archivos estan encriptados en reposo.
• Servicio de correo electronico para enviar emails transaccionales.
• Proveedor de infraestructura (Vercel, Railway) para hosting.

No vendemos ni alquilamos tus datos a terceros bajo ninguna circunstancia. No usamos tu contenido notarial para entrenar modelos de IA ni para ningun proposito distinto de brindarte el Servicio.

5. Seguridad

Implementamos controles tecnicos y organizativos apropiados:

• Cifrado en transito (HTTPS/TLS 1.3) para todas las comunicaciones;
• Cifrado en reposo de certificados digitales con AES-256-GCM;
• Contrasenas hasheadas con algoritmos modernos (scrypt);
• Proteccion contra fuerza bruta con bloqueo temporal por intentos fallidos;
• Autenticacion en dos pasos (TOTP) opcional para firmas;
• Logs de auditoria en modo append-only de acciones sensibles;
• Aislamiento de datos por usuario (cada notario solo ve sus escrituras).

Ningun sistema es invulnerable. Si sospechas que tu cuenta fue comprometida, cambia tu contrasena inmediatamente y contactanos.

6. Retencion de datos

Conservamos tus datos mientras tu cuenta este activa. Al eliminar tu cuenta:

• Escrituras y datos de otorgantes: eliminados dentro de 30 dias;
• Certificado digital: eliminado inmediatamente;
• Historial de facturacion: conservado por 5 anos por obligacion fiscal;
• Logs de auditoria de seguridad: conservados por 12 meses.

7. Tus derechos

Tenes los siguientes derechos sobre tus datos personales:

• Acceso: consultar que datos tenemos sobre vos y tus escrituras;
• Rectificacion: corregir datos inexactos desde tu configuracion;
• Eliminacion (derecho al olvido): solicitar la eliminacion de tu cuenta y datos asociados;
• Portabilidad: exportar tus escrituras y datos en formato estandar (PDF, JSON);
• Oposicion: oponerte al procesamiento para fines no esenciales del servicio;
• Limitacion: solicitar que suspendamos temporalmente el tratamiento de tus datos.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escribinos a privacidad@protocolaris.com. Respondemos en un plazo maximo de 30 dias.

8. Cookies

Usamos cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento de la aplicacion: sesiones de autenticacion y preferencias de interfaz (tema claro/oscuro, idioma). No usamos cookies de rastreo ni publicidad de terceros.

9. Menores de edad

El Servicio esta dirigido exclusivamente a notarios mayores de edad autorizados por la autoridad competente. No recolectamos intencionalmente datos de menores.

10. Transferencias internacionales

Nuestra infraestructura puede estar alojada en servidores fuera de tu pais de residencia. Nos aseguramos de que todos los proveedores cumplan con estandares de proteccion de datos equivalentes o superiores a las legislaciones locales.

11. Cambios a esta politica

Podemos actualizar esta politica cuando agreguemos nuevas funcionalidades o para reflejar cambios legales. Los cambios sustantivos se notificaran por correo con 30 dias de antelacion.

12. Contacto

Preguntas sobre privacidad o para ejercer tus derechos:
Email: privacidad@protocolaris.com
Soporte general: soporte@protocolaris.com