Política de privacidad

1. Responsable y encargado del tratamiento

Protocolaris (protocolaris.com) es un servicio operado por InDevLabs, LLC, una sociedad de responsabilidad limitada constituida en el Estado de Delaware, Estados Unidos, con domicilio social en ese Estado. Para efectos de esta política, las notificaciones, consultas y solicitudes se reciben en el domicilio electrónico privacidad@protocolaris.com, que es el canal habilitado para el ejercicio de los derechos ARCO-POL descritos en la sección 7. Los roles sobre los datos dependen de qué dato se trate:

• Datos de tu cuenta (tu nombre, correo, registro notarial, facturación): Protocolaris (protocolaris.com) es el responsable del tratamiento.
• Contenido de las escrituras y datos de los otorgantes: tú, como notario, eres el responsable del tratamiento. Protocolaris actúa únicamente como encargado, procesando esa información por tu cuenta y bajo tus instrucciones, con el solo fin de brindarte la plataforma. Las condiciones de ese encargo están en el Anexo A de los Términos de servicio.

1.1 Marco legal aplicable

Esta política se rige por la Ley para la Protección de Datos Personales de la República de El Salvador (Decreto Legislativo n.° 144, vigente desde noviembre de 2024), cuya autoridad de aplicación es la Agencia de Ciberseguridad del Estado (ACE). Cuando prestamos el Servicio a notarios de otras jurisdicciones, aplicamos el mismo estándar salvo que la ley local exija uno mayor.

2. Datos que recolectamos

2.1 Datos de la cuenta (tú, el notario)

• Nombre completo, correo electrónico, contraseña (hash)
• Número de registro notarial, número de abogado, jurisdicción
• Datos de facturación (procesados a través de Stripe — no guardamos el número de tarjeta)
• Dirección IP, dispositivo, navegador (para seguridad y auditoría)
• Código 2FA (TOTP) si activas autenticación en dos pasos

2.2 Certificado digital

Si cargas tu certificado digital (.p12) para firma electrónica, el archivo se cifra con AES-256-GCM mediante envelope encryption con una clave única por usuario. El PIN del certificado nunca se almacena: se solicita en cada firma y solo vive en memoria el tiempo necesario para ejecutar la operación.

2.3 Datos de escrituras y otorgantes

Al crear escrituras ingresas datos personales de terceros (otorgantes):

• Nombres, apellidos, edad, profesión, domicilio
• Número de DUI, pasaporte, tarjeta de residente
• NIT (cuando aplica para reportes a Hacienda)
• Contenido de las escrituras (incluyendo montos, inmuebles, condiciones)

Estos datos son tu responsabilidad como notario. Protocolaris los procesa únicamente para permitirte gestionarlos en la plataforma.

2.4 Datos de uso

Registramos logs de auditoría de acciones sensibles: intentos de inicio de sesión, firmas electrónicas, cargas de certificado, cambios de contraseña, actividad de sesiones. Estos logs se usan exclusivamente para seguridad y diagnóstico técnico.

2.5 Cuáles de estos datos son sensibles

La ley llama datos sensibles a los que revelan la esfera más íntima de una persona —salud física o mental, información biométrica o genética, origen étnico, creencias, afiliación política o sindical, preferencias sexuales, situación moral y familiar— y les exige consentimiento expreso e inequívoco del titular.

• Ningún campo de Protocolaris pide datos sensibles. No hay formulario, casilla ni lista en la plataforma que los solicite, ni de ti ni de tus otorgantes.
• El texto del instrumento puede contenerlos, porque el acto los exige. Un testamento que menciona el estado de salud del testador, la huella digital de quien no puede firmar, la mención de un parentesco o de una condición de discapacidad: eso es dato sensible escrito en prosa. Protocolaris no lo detecta ni lo clasifica; lo guarda como parte del contenido notarial, cifrado en tránsito y bajo las medidas de la sección 5.
• Respecto de ese contenido, el responsable eres tú, y la base que lo habilita no es esta política sino la ley notarial y el consentimiento que el otorgante te da al comparecer. Protocolaris actúa solo como encargado (sección 1).

3. Cómo usamos tu información

• Operación del servicio: autenticación, guardado de escrituras, generación de PDFs, firma electrónica.
• Facturación: procesar pagos y emitir recibos vinculando tu cuenta con Stripe.
• Soporte: responder a tus consultas y resolver incidentes.
• Comunicaciones transaccionales: confirmación de cuenta, alertas de seguridad, avisos de facturación (no enviamos marketing sin consentimiento explícito).
• Cumplimiento legal: atender requerimientos judiciales, reportes ante autoridades competentes cuando sean exigibles por ley.
• Mejora del producto: análisis agregado de uso (nunca contenido de escrituras) para priorizar nuevas funcionalidades.

Cuáles de estas finalidades dependen de tu consentimiento. Las cinco primeras no: sostienen el contrato que tenemos contigo o cumplen una obligación legal, y sin ellas no hay servicio que prestar. La única que sí depende de tu consentimiento, y que puedes retirar cuando quieras, es el envío de comunicaciones no transaccionales (novedades del producto, avisos comerciales). Retirarlo no afecta los correos que sí son del servicio: confirmación de cuenta, alertas de seguridad, avisos de facturación y de plazos legales seguirán llegándote mientras la cuenta exista.

Cómo revocar. Desde Configuración → Cuenta, en la tarjeta de notificaciones, desactivando el envío de comunicaciones; o escribiendo a privacidad@protocolaris.com. El efecto es inmediato y no hay que justificarlo. Si además quieres que dejemos de tratar el resto de tus datos, eso se hace eliminando la cuenta (sección 7), porque sin ellos el servicio no puede funcionar.

4. Terceros con los que compartimos datos

Solo compartimos datos con proveedores que son indispensables para operar el Servicio. Todos están sujetos a acuerdos de confidencialidad. Junto a cada uno va el enlace a su propia política, donde están sus datos de contacto en materia de privacidad:

• Stripe (EE.UU., procesamiento de pagos). No tenemos acceso a los datos completos de tu tarjeta. Más info: stripe.com/privacy.
• Cloudflare (EE.UU., almacenamiento de PDFs firmados en R2, y servicios de red y DNS del dominio). Los archivos están encriptados en reposo. Más info: cloudflare.com/privacypolicy.
• Google (EE.UU., Gmail / Workspace), para el envío de los correos transaccionales del servicio (confirmaciones, alertas de seguridad, avisos de facturación). Más info: policies.google.com/privacy.
• Anthropic (EE.UU.), proveedor de inteligencia artificial que impulsa las funciones de extracción de documentos y revisión de borradores. Cuando usas esas funciones, le transmitimos las imágenes o documentos que cargas y el texto del borrador de la escritura, únicamente para generar el resultado que ves. No recibe tu correo ni tu nombre, y no usa este contenido para entrenar sus modelos. Las funciones de IA solo se ejecutan cuando tú las activas. Más info: anthropic.com/legal/privacy.
• Proveedor de infraestructura (Railway, EE.UU.) para hosting de la aplicación y la base de datos. Más info: railway.com/legal/privacy.
• Upstash (EE.UU., Redis administrado). Sostiene el control de intentos por dirección IP que protege el inicio de sesión, el envío de códigos y los demás endpoints sensibles. Recibe direcciones IP y contadores, que expiran solos en minutos. No recibe el contenido de tus escrituras ni datos de tus otorgantes. Más info: upstash.com/trust/privacy.
• PostHog (EE.UU., analítica de uso del producto). Recibe qué pantallas se visitan y qué acciones se completan, asociadas a un identificador interno de cuenta. No recibe el contenido de tus escrituras, ni datos de tus otorgantes, ni tu correo o nombre. Lo usamos para saber en qué se traba el producto. Más info: posthog.com/privacy.
• Sentry (EE.UU., registro de errores técnicos). Recibe los datos del fallo — mensaje de error, pantalla y navegador — asociados a un identificador interno de cuenta, para que podamos corregirlo. No recibe el contenido de tus escrituras ni datos de tus otorgantes. Más info: sentry.io/privacy.

No vendemos ni alquilamos tus datos a terceros bajo ninguna circunstancia. Fuera de los proveedores indispensables enumerados arriba, no compartimos tu contenido notarial, ni lo usamos para entrenar modelos de IA, ni para ningún propósito distinto de brindarte el Servicio.

5. Seguridad

Implementamos controles técnicos y organizativos apropiados:

• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS 1.3) para todas las comunicaciones;
• Cifrado en reposo de certificados digitales con AES-256-GCM;
• Contraseñas hasheadas con algoritmos modernos (scrypt);
• Protección contra fuerza bruta con bloqueo temporal por intentos fallidos;
• Autenticación en dos pasos (TOTP) opcional para firmas;
• Logs de auditoría en modo append-only de acciones sensibles;
• Aislamiento de datos por usuario (cada notario solo ve sus escrituras).

Ningún sistema es invulnerable. Si sospechas que tu cuenta fue comprometida, cambia tu contraseña inmediatamente y contáctanos.

6. Retención de datos

Conservamos tus datos mientras tu cuenta esté activa. Al eliminar tu cuenta:

• Escrituras y datos de otorgantes: eliminados dentro de 30 días;
• Certificado digital: eliminado inmediatamente;
• Historial de facturación: conservado por 5 años por obligación fiscal;
• Logs de auditoría de seguridad: conservados por 12 meses. Por su función probatoria, no se eliminan con el cierre de la cuenta: registran quién hizo qué y son la evidencia con la que se investiga un incidente.

Reserva por obligación notarial. La eliminación de datos en la plataforma no afecta ni sustituye las obligaciones de conservación del notario. El protocolo, sus instrumentos y los documentos que la ley manda conservar o entregar a la Corte Suprema de Justicia siguen bajo custodia y responsabilidad del notario, con independencia de lo que se borre aquí. Por eso, una solicitud de cancelación o de olvido presentada por un otorgante no puede obligar al notario a destruir un instrumento que la ley le manda conservar.

7. Tus derechos

Tienes los siguientes derechos sobre tus datos personales:

• Acceso: consultar qué datos tenemos sobre ti y tus escrituras;
• Rectificación: corregir datos inexactos desde tu configuración;
• Eliminación (derecho al olvido): solicitar la eliminación de tu cuenta y datos asociados;
• Portabilidad: exportar tus escrituras y datos en formato estándar (PDF, JSON). No hace falta pedírnoslo ni esperar: lo descargas desde Configuración → Cuenta → Exportar mis datos, y los documentos de cada libro (borrador, legajo de anexos e índice), desde Libros de Protocolo;
• Oposición: oponerte al procesamiento para fines no esenciales del servicio;
• Limitación: solicitar que suspendamos temporalmente el tratamiento de tus datos.

Acceso, rectificación, cancelación, oposición, portabilidad, olvido y limitación son los derechos que la Ley de Protección de Datos Personales llama ARCO-POL. El acceso, la portabilidad y la eliminación no requieren pedirlos: están en la propia plataforma, en Configuración → Cuenta, y se ejecutan cuando tú los pulsas.

Para los demás, o si prefieres pedirlo por escrito, escríbenos a privacidad@protocolaris.com indicando tu nombre, un medio para notificarte y qué derecho ejerces. Respondemos dentro de los 20 días hábiles que fija el artículo 20 de la ley, contados desde que recibimos la solicitud. Si el caso exige más trabajo del previsto, ese plazo puede prorrogarse una vez, por hasta otros 20 días hábiles, y te lo avisaremos con su motivo antes de que venza el primero. Si nos falta un dato para atenderte, te lo pediremos una sola vez y tendrás 10 días hábiles para completarlo. Ejercer estos derechos es gratuito.

7.1 Si eres otorgante, no notario

Si tus datos aparecen en una escritura porque compareciste ante un notario, el responsable del tratamiento es ese notario, no Protocolaris. Dirige tu solicitud de acceso, rectificación, cancelación, oposición, portabilidad, olvido o limitación al notario autorizante o a su delegado de protección de datos. Si nos escribes a nosotros, la trasladaremos al notario que corresponda y te lo haremos saber; nosotros no podemos modificar ni entregar el contenido de un instrumento sin instrucción del notario responsable.

7.2 Reclamo ante la autoridad

Con independencia de lo anterior, puedes presentar un reclamo ante la Agencia de Ciberseguridad del Estado (ACE) de la República de El Salvador, a través de su Dirección de Protección de Datos Personales.

8. Cookies

Usamos cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento de la aplicación: sesiones de autenticación y preferencias de interfaz (tema claro/oscuro, idioma). No usamos cookies de rastreo ni publicidad de terceros. La analítica de uso (PostHog, ver sección 4) tampoco escribe cookies: no guarda nada en tu navegador entre pestañas, no captura la pantalla ni graba tu sesión.

9. Menores de edad

El Servicio está dirigido exclusivamente a notarios mayores de edad autorizados por la autoridad competente. No recolectamos intencionalmente datos de menores.

10. Transferencias internacionales

Dónde están tus datos. La aplicación y la base de datos se alojan en infraestructura de Railway, y los PDFs firmados en Cloudflare R2, ambos en Estados Unidos. Los proveedores enumerados en la sección 4 también operan desde ese país. Es decir: si ejerces el notariado en El Salvador, los datos de tus otorgantes salen del territorio nacional al usar la plataforma.

Qué exige la ley. El artículo 44 de la Ley para la Protección de Datos Personales permite la transferencia internacional cuando el país receptor cumple, como mínimo, con los principios de protección de esa ley; y cuando no cuenta con un nivel adecuado de protección, obliga a quien transfiere a garantizar que el tratamiento se efectúe conforme a la ley salvadoreña. Estados Unidos no ha sido declarado país de nivel adecuado, de modo que operamos bajo ese segundo supuesto.

Garantías que aplicamos. Para que ese tratamiento se ajuste al estándar salvadoreño:

• El encargo consta por escrito en el Anexo A de los Términos de servicio, que nos obliga a tratar los datos únicamente bajo instrucciones del notario;
• La lista de subencargados es pública (sección 4) y ninguno recibe el contenido notarial salvo los indispensables para prestar la función que solicitas;
• Cifrado en tránsito y en reposo, aislamiento por usuario y registro de auditoría de los accesos sensibles (sección 5);
• Notificación al notario de cualquier vulneración de seguridad dentro de las 24 horas de detectada, para que pueda cumplir su propio plazo legal de 72 horas ante la ACE y los titulares;
• Devolución y eliminación de los datos al terminar la relación, en los términos de la sección 6.

Tu parte como notario. Quien realiza la transferencia es el responsable del tratamiento, es decir, tú. La ley pone sobre él la carga de demostrar que se hizo conforme a derecho y, como regla, exige el consentimiento previo del titular. Esta política y el Anexo A son la evidencia que te corresponde conservar de nuestra parte; el consentimiento del otorgante debes recabarlo tú.

11. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política cuando agreguemos nuevas funcionalidades o para reflejar cambios legales. Los cambios sustantivos se notificarán por correo electrónico a la dirección de tu cuenta, con 30 días de antelación, y la versión vigente siempre está publicada en esta página con su fecha de última actualización arriba. Si un cambio afecta a los subencargados con acceso a contenido notarial, rige además el aviso previo de 30 días de la cláusula A.5 del Anexo A, que te permite resolver el contrato sin penalidad.

12. Contacto

Preguntas sobre privacidad o para ejercer tus derechos:
Email: privacidad@protocolaris.com
Soporte general: soporte@protocolaris.com